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記賬憑證要重視『摘要』
時間: 來源:中國農(nóng)村網(wǎng) 作者:侯新遠 范開鵬 字號:【

  為核實問題需要而查閱財務原始單據(jù)時,從理論上講應該是對著總賬的現(xiàn)金科目先找出該有關(guān)問題所在的記賬憑證號,然后找出該本記賬憑證查閱其原始單據(jù)。但在實際工作中,有時卻不能通過賬簿、憑證等直接找到對應的經(jīng)濟業(yè)務,不得不面對成箱成柜的原始單據(jù),逐張翻閱、仔細查找,甚至因時間長遠單據(jù)模糊等加大了工作量,費時費力。究其原因,就是記賬憑證上的“摘要”信息失真。

  一、“摘要”信息失真的原因

  1. 填寫憑證時只注意金額,不注意“摘要”。覺得摘要無所謂,少寫幾個字不會影響到現(xiàn)金余額。看到了哪張原始單據(jù)的內(nèi)容就記上哪張單據(jù)的內(nèi)容,缺少的不予理會,還有的將未經(jīng)整理過的一本原始單據(jù)的第一張的內(nèi)容記為摘要,很是隨意。

  2. 原始單據(jù)分類不清,導致“摘要”不準。賬務處理,其實就是對原始單據(jù)的分類、歸納、定性、填寫。對原始單據(jù)分好類是第一位的,有的財務人員為了少制作幾張記賬憑證,在原始單據(jù)分類時將幾類單據(jù)合為一本,做一個會計分錄,致使摘要包含內(nèi)容過多,無法做到精簡全面。

  3. 主次不分,不顧同類單據(jù)的金額大小、分類單據(jù)的性質(zhì)。對分好類的一本單據(jù),內(nèi)容摘要不分主次,對金額的大小也不重視,摘小不摘大等。如買一盒水筆和一箱打印紙,摘記為“買水筆等”。

  4. 科目核算的內(nèi)容模糊,時東時西,標準不一。對科目核算的內(nèi)容模棱兩可,把握不準,隨意性大。如內(nèi)部往來和短期借款不分,同一筆業(yè)務記入兩個科目,且摘要都為“借款”、“還款”等,還有些“管理費用”和“其他支出”不分,甚至對上級撥入的專款有時計入“其他收入”,有時計入“補助收入”,而非“專項應付款”等。

  二、記賬憑證摘要的摘記方法

  1. 原始單據(jù)分類要清。對原始單據(jù)著手進行賬務處理,第一步單據(jù)的分類很重要,內(nèi)容不一致的單據(jù)不要混分在一起,一本單據(jù)只有保證了單據(jù)內(nèi)容的“同一類別”,才可以在摘要的有限空間內(nèi)簡單明了地體現(xiàn)其內(nèi)容。

  2. 同類單據(jù)主次分開。對于分好類的單據(jù),還需要再重新整理一番,根據(jù)內(nèi)容,分清主次,分清金額大小,盡量采取降序或升序排列,能防止合計金額時因小數(shù)點錯位而出現(xiàn)的錯誤,同時對于單據(jù)的厚薄、紙張的大小等都需要整理,整理完好再按要求進行粘貼,最后在憑證的摘要處按該本單據(jù)的性質(zhì)分清主次內(nèi)容進行填寫。

  3. 控制原始單據(jù)張數(shù)。一張記賬憑證之后不宜附過多的原始單據(jù),原始單據(jù)張數(shù)過多,難免內(nèi)容錯雜,不易摘要,即使全部單據(jù)內(nèi)容一致,粘貼起來也不易保持整齊,因此應根據(jù)自己的業(yè)務量情況確定合理的單據(jù)張數(shù)上限,盡量避免出現(xiàn)“大肚子”憑證。

  4. 摘記內(nèi)容要簡明清楚。摘要內(nèi)容既要簡單明了,還要說清說全問題。尤其注意不要非左即右,簡單過頭亦是錯誤,舉個簡單的例子,如張三出差北京預借差旅費,應為“張三出差北京借款”,而不應簡記為“張三借款”,更不應該簡記為“借款”,回來報銷時應簡記為“張三報北京差旅費”或“張三報北京招商費”等,說清楚“某人到某地辦了某事”即可。

  (作者單位:山東省臨沂市羅莊區(qū)沂堂鎮(zhèn)經(jīng)管站、山東省日照市莒縣城陽街道經(jīng)管站)

責任編輯:霍然
    
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