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　　采購是合作社日常經營活動最重要的業務之一，是指購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關經濟活動。合作社應當結合實際情況，全面梳理采購業務流程，建立和完善采購業務相關的管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評價等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資采購滿足合作社生產經營需要。筆者根據日常工作經驗，總結了從四個方面做好采購業務管控。

　　一、采購業務中存在的主要風險

　　(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，會造成庫存材料或商品出現短缺、積壓等，可能導致合作社生產停滯或資源浪費。

　　(二)供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規范，可能導致采購員與供應商惡意串通、采購物資質次價高，發生采購舞弊、合作社遭受商業欺詐等。

　　(三)采購驗收不規范，付款審核不嚴，應付款賬簿登記不規范，與供應商對賬方式不科學，可能導致采購的物資質量不符合規定、合作社資金損失、信用受損等。

　　二、購買環節管控

　　(一)合作社應當建立采購申請制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。

　　(二)合作社應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

　　(三)合作社應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議，建立供應商管理信息系統，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據評價結果對供應商進行合理選擇和調整。

　　(四)合作社應當根據市場情況和采購計劃，采取招標采購、詢價或定向采購、直接購買等方式合理選擇采購方式。

　　(五)合作社應當建立采購定價機制，采取協議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。

　　(六)合作社應當根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，明確雙方權利、義務和違約責任，并按照規定權限簽訂采購合同。

　　(七)合作社應當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構或驗收人員對購買物資(勞務)進行驗收，出具驗收證明。驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的機構或人員應當及時報告，查明原因并及時處理。

　　(八)合作社應當加強物資采購供應過程的管理，做好采購業務各環節的記錄，確保采購業務的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案。

　　三、付款環節管控

　　(一)合作社應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容，審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。

　　(二)合作社在付款過程中，應當嚴格審查采購發票的真實性、合法性和有效性。發現虛假發票的，應查明原因，及時報告處理。合作社應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現異常情況，應當拒絕付款，避免出現資金損失和信用受損。

　　(三)合作社應當加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施。

　　(四)合作社應當加強對采購活動的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業票據、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

　　(五)合作社應當指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。

　　(六)合作社應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，并在與供應商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應在索賠期內及時辦理索賠。

　　四、采購業務評價管控

　　合作社應當建立采購業務定期評價制度，至少應當每年年末對采購業務分析評價。采購業務評價應遵循全面性、重要性和客觀性原則，分析合作社采購計劃安排是否合理，市場變化趨勢預測是否準確，庫存材料、商品是否存在短缺、積壓等現象，合作社是否存在過生產停滯，合作社是否發生過資源浪費;供應商選擇是否恰當，采購方式是否合理，招投標或定價機制是否科學，授權審批是否規范，采購員與供應商是否存在惡意串通，采購物資是否存在質次價高問題;采購驗收是否規范，付款審核是否規范，應付款賬簿登記是否規范，與供應商對賬方式是否科學，采購的物資質量是否符合規定，合作社資金是否存在損失，合作社信用是否存在損害等。

　　(作者單位：山東省即墨市田橫(王村)鎮經管中心)

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